Definición y roles

¿Qué es la Oficina de Control Interno y cuál es su responsabilidad?

Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

¿Cuáles son los roles de la Oficina de Control Interno?

Decreto 1083 de 2015. Artículo 2.2.21.5.3 De las oficinas de control interno. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollarán su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control.

Para conocer más sobre el detalle se puede consultar el documento: Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoría interna o quine haga sus veces

Según en la cual a través de cada uno de los referidos roles se esperan las siguientes acciones por parte de la Oficina de Control Interno:

Rol liderazgo estratégico

• Coordinar ejercicios articulados de auditoría como productos del Comité sectorial de auditoría
• Establecer canales de comunicación estratégicos
• Brindar asesoría al representante legal del Ministerio para adopción de medidas que conjuguen eficacia y prevención de riesgos de integridad, fiscales, de seguridad de la información y de todos los que puedan afectar la gestión o el patrimonio público y sus intereses.
• Informar al representante legal del ministerio sobre las alertas de riesgo fiscal identificadas y en general de los ejercicios de auditoría y plantear recomendaciones estratégicas para el fortalecimiento y la prevención, sin perjuicio de la autonomía en la toma de decisiones y adopción de medidas por parte de este y en general de la primera línea de defensa.

Rol enfoque hacia la prevención

• Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, para generar alertas con destinos sus responsables y al representante legal
• Programar reuniones periódicas con los responsables de las acciones de mejora que presentan alerta con el fin de concertar compromisos para superar la situación previniendo el incumplimiento de más acciones de mejora.
• Elaborar y presentar informe de seguimiento a los planes de mejoramiento con énfasis en las situaciones críticas que requieran atención prioritaria o toma de decisiones, donde se consolidan los resultados de las dos acciones anteriores.
• Elaborar compilación de decisiones en firme (ejecutoriadas) de órganos de control derivadas de hallazgos o denuncias con el fin de analizar las causas que les dieron origen y desarrollar mejores controles.
• Elaborar diagnósticos que permitan para identificar aspectos que dificulten el logro de los objetivos
• Asesorar a la alta dirección para la articulación del esquema de líneas de defensa y de cada una de las instancias clave del Ministerio, a fin de fortalecer la cultura orientada al control, gestión del riesgo y enfoque preventivo.

Rol evaluación de la gestión del riesgo

• Comprender el contexto y el nivel de madurez de gestión de riesgos del Ministerio
• Reunir información para comprender el proceso de gestión de riesgos
• Realizar una evaluación preliminar de los riesgos
• Definir los objetivos y alcance de la evaluación de la gestión del riesgo
• Desarrollar el trabajo de evaluación de riesgos e informar los resultados el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Rol evaluación y seguimiento

• Elaborar un plan anual de auditorías al Sistema de control interno y realizar permanente seguimiento a su ejecución, mantenido informado al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sobre sus avances.
• Evaluar para mejorar los procesos de planeación, gestión, evaluación, seguimiento y control de las entidades, utilizando para ello un enfoque sistemático y disciplinado.
• Evaluar la adecuación y eficacia de los controles definidos en los procesos estratégicos, de gestión, de seguimiento, evaluación y de control de la entidad.
• Articular los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República para realizar una adecuada evaluación del control fiscal interno.

Rol de relación con entes externos de control

• Identificar las responsabilidades del Ministerio frente el Plan de vigilancia y control fiscal para la vigencia e informarlas a los responsables de los asuntos objeto de evaluación
• Revisar de manera aleatoria la información suministrada por los responsables de esta ante los órganos de control, con énfasis en criterios de: oportunidad, integridad y pertinencia
• Generar alerta sobre desviaciones frente a los criterios mencionados en el punto anterior.
• Asesorar y acompañar procesos de auditoría de los órganos de control y de rendición de informes en las plataformas por ellos establecidas